Politique de gouvernance de la protection des
renseignements personnels
1. Contexte
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Réseau d'espaces verts éducatif et nourricier (REVE Nourricier) les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère.
Cet engagement à préserver la confidentialité, l’exactitude et la sécurité de vos renseignements personnels est rempli grâce à la formation continue de nos employés, à nos mesures de sécurités utilisées pour protéger vos renseignements et à nos politiques d’entreprise incluant celle-ci.
2. Application et définitions
Cette politique s’applique à REVE Nourricier, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, clients, fournisseurs et consultants, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de REVE Nourricier. Elle s’applique également à l’égard du site internet de l’organisme REVE Nourricier.
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, le nom, l’adresse postale, l’adresse courriel, le numéro de téléphone sont des renseignements personnels.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 5 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
3. Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de ses activités, REVE Nourricier peut recueillir des renseignements personnels à votre sujet afin de constituer un dossier, mais elle doit recueillir que les renseignements nécessaires pour pouvoir s’acquitter de sa tâche. REVE Nourricier doit également vous informer sur :
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l’objet du dossier;
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l’utilisation qui sera faite des renseignements;
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les catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’entreprise;
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l’endroit où sera détenu votre dossier;
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vos droits d’accès ou de rectification.
Consentement :
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De façon générale, REVE Nourricier collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique de protection des renseignements personnels.
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Normalement, REVE Nourricier doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, REVE Nourricier peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci.
Détention, utilisation et communication :
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REVE Nourricier veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
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REVE Nourricier peut divulguer certains de vos renseignements personnels à toute personne dans la mesure permise ou requise par la loi.
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Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, REVE Nourricier obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, REVE Nourricier devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Les renseignements personnels utilisés par REVE Nourricier sont protégés par des mesures de protection techniques et opérationnelles qui varient en fonction de la sensibilité des renseignements. Tous nos employés qui ont accès à des renseignements personnels sont régie par la présente politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité.
Les renseignements personnels seront conservés aussi longtemps que nécessaire ou pertinents ou selon ce qui est exigé par la loi. Lorsque que la conservation ne sera plus requise, les renseignements personnels seront détruits ou supprimés.
La destruction de renseignements par REVE Nourricier sera faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
*La présente section peut être modifiée au fil du temps conformément aux lois applicables.
5. Sécurité des données
REVE Nourricier s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels que l’organisme gère.
6. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet à Carolane Arsenault, responsable de la protection des renseignements personnels de REVE Nourricier, 606 rue Victoria, sherbrooke, J1H3J5 ou par courriel info@revenourricier.org
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par REVE Nourricier et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques.
7. Processus de traitement des plaintes
Vous pouvez porter plainte au sujet d’une cueillette de renseignements personnels que vous jugez non nécessaires dans les circonstances. Il s’agit d’adresser votre plainte par écrit à la Commission d’accès à l’information – Direction de la surveillance en prenant soin d’y inclure tous les éléments documentaires ou autres qui viennent appuyer votre plainte ainsi que les coordonnées des parties impliquées. Si vous n’avez aucune pièce justificative, vous devez initier une démarche écrite auprès de l’entreprise afin qu’elle vous justifie cette cueillette de renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par REVE Nourricier , doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de REVE Nourricier , à l’adresse courriel suivante : info@revenourricier.org
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en prenant soin d’y inclure tous les éléments documentaires qui viennent appuyer la plainte.
https://www.cai.gouv.qc.ca/questions-frequentes/les-obligations-des-entreprises-privees/
Pour contacter le responsable de la protection des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec Carolane Arsenault par courriel à: carolane@revenourricier.org